Calendly. La programación de eventos más sencilla

¿Conoces Calendly? Calendly es una plataforma de agendado de reuniones en línea “gratuita”. Se trata de un centro profesional y eficiente de eventos que reduce el problema del intercambio de mails para hacer una gestión del tiempo más efectiva.

La filosofía de Calendly

Este software está desarrollado por ese tipo de empresas tecnológicas que han sabido leer las necesidades del mercado y ofrecer un interfaz intuitivo y atractivo al alcance de cualquier usuario. La filosofía de Calendly se basa en que cada uno disponemos de un calendario propio en el que publicamos eventos y en donde otras personas pueden solicitarnos una reunión: estas, pueden ser individuales o en grupo.  Además, disponemos de una gran cantidad de opciones para optimizar todo el proceso. Aunque a priori no te pueda parecer una idea revolucionaria, cuando profundizas en el producto le encuentras aplicaciones muy interesantes y con mucho sentido. ¿Por qué? Con la nueva situación, el número de reuniones online se ha disparado exponencialmente y en consecuencia, el tiempo que dedicamos a organizarlas también.

Características del producto

Como gran parte de los productos digitales hoy en día, Calendly es una plataforma freemium. Dispone de distintos planes en donde podrás disponer de más o menos funciones en función de tu plan.

Una de las cosas que más sorprende es la cantidad de posibilidades e integraciones que tiene, así que vamos con algunas de las características que te pueden interesar.

Integración web Calendly

Aunque para el caso por ejemplo de Wordpress existe un plugin para integrar Calendly, este no es estrictamente necesario y la propia plataforma nos da la opción de incrustar nuestro calendario. Con un simple fragmento de código obtendremos 3 formatos para integrarlo. Incluso será muy fácil personalizar los colores y otras opciones de visualización para adaptarlo al look and feel de tu site.

Lo más interesante es que con un único punto de integración podremos ver todos los eventos que un usuario tiene disponible, con lo que será muy fácil solicitar una reunión para cualquiera de ellos.

Integraciones de reuniones

Las opciones en las que podemos ofrecer una de nuestras reuniones son variadas: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, reunión en persona, Webex, llamada telefónica, GoTo Meeting o incluso agregar un formato personalizado. Una vez que el usuario agende una reunión en nuestro método definido, todos los mensajes personalizados de confirmación, recordatorio y demás flujos irán por ese canal. Es aquí donde está gran parte del ahorro de tiempo. Por otro lado, cada evento es personalizable con campos concretos, opciones de disponibilidad y un sin fin de posibilidades.

Tipos de eventos

Como ya hemos comentado, los evento podrán ser One to One o en grupo. En este segundo caso, existe la posibilidad de limitar el número de invitados.

Flujos

La flexibilidad de la programación de reuniones permite, una vez agendado un evento, enviar recordatorios por varios canales, enviar información automática una vez acabada la reunión o definir políticas de cancelación.

Formularios de redirección

Con los formularios de redirección podemos solicitar información a los visitantes de nuestra web o a los invitados. En función de sus respuestas, tendremos la capacidad de dirigirlos a las personas o recursos adecuados. Se trata de otra funcionalidad muy en la línea de la gestión óptima del tiempo.

Encuestas

Las encuestas de reuniones están incluidas en todas las suscripciones de Calendly y el objetivo principal es el de encontrar las franjas horarias más populares para poder coordinar las reuniones con mayor facilidad. ¡Buena idea!

En tu móvil

Además de su uso en la plataforma web, tenemos el software disponible en app para móvil. Esta sigue la línea cuidada y con el mismo comportamiento usable y robusto que en su versión navegador.

Calendly para CRM

Otra de las funcionalidades es la integración con sistemas CRM como Hubspot. Mediante esta conexión podemos eliminar la entrada manual de datos gracias a la sincronización automática de Calendly. De esta forma los  equipos de ventas, soporte y marketing podrán aprovechar fácilmente los datos de las reuniones en las herramientas que utilizan cada día.

Aumento de la conversión

Los formularios de redirección antes comentados evita la pérdida de clientes pero hemos dejado para casi el final uno de los elementos cruciales. Calendly ofrece la posibilidad en sus planes profesionales de integrar tus eventos con pagos vía Stripe. ¿Qué quiere decir esto? Esto significa que además de utilizar la aplicación como herramienta de trabajo y gestión del flujo de tu tiempo, también permite usarla para aumentar la conversión en páginas web, negocios eCommerce o cualquier blog en donde le veas posibles aplicaciones.

Hoy en día la formación online, webinars, masterclasses o eventos mentoría son actividades muy comunes, así que si te estás planteando una plataforma que cubra estas necesidades, Calendly es una gran opción. Como expertos Wordpress y desarrolladores  eCommerce nos ha sorprendido lo bien desarrollado que está el software tanto para el que lo implanta, lo utiliza como cliente o como administrador.

Precios de Calendly

Los planes predefinidos en los que se ofrece la aplicación son Basics, Essentials y Professional. Mientras que la versión más sencilla es gratuita, las dos profesionales tienen un precio de 8 y 12€ al mes respectivamente. Como en todas las modalidades de pago por subscripción, cada uno de los planes te da acceso a unas u otras características del producto. ¿Preparado para programar eventos?